Guide de l’espace collaborateur

1. Se connecter

Sur l’écran de connexion collaborateur, utilisez vos identifiants personnels :

Ce ne sont pas votre adresse e-mail professionnelle ni un mot de passe long : pensez « prénom + code PIN ».

Mot de passe oublié

1. Sur l’écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?.
2. Suivez les instructions (e-mail ou procédure indiquée par votre RH).
3. Reconnectez-vous avec le nouveau code.

Aller à la connexion

2. Tableau de bord

Après connexion, vous arrivez sur Mon espace. Quatre pages donnent un accès rapide :

Alertes importantes

• Si un document est à signer, un message s’affiche en haut avec un bouton Signer maintenant.
• La page Documents peut afficher un badge avec le nombre de signatures en attente.

3. Menu de navigation

Le bandeau en haut de chaque page connectée permet d’accéder à :

4. Pointer (entrée / sortie)

Le pointage enregistre l’heure à laquelle vous arrivez ou partez. L’application propose toujours le prochain type à enregistrer (Entrée ou Sortie) selon votre dernier pointage.

Méthode recommandée : QR / horloge

1. Depuis l’accueil, ouvrez la page Entrée ou Sortie (scan QR).
2. Sur l’ordinateur du bureau, ouvrez la page horloge QR (lien indiqué sur l’écran).
3. Sur votre téléphone ou la page de pointage : scannez le QR, ou saisissez le code à 4 chiffres affiché sous le QR (même minute), ou collez le texte lu dans le QR.
4. Validez : un message confirme l’enregistrement.

Bonne pratique : pointer à l’arrivée le matin et au départ le soir (ou selon les règles de votre entreprise).

Oubli de pointage (exception)

1. Allez dans Mon temps de travail.
2. Cliquez sur Saisie manuelle (oubli exceptionnel).
3. Indiquez le type (entrée ou sortie), la date et l’heure réelles, puis validez le contrôle de sécurité.

Cette saisie est exceptionnelle : elle est visible par les RH. Ne remplacez pas le pointage quotidien normal.

5. Mon temps de travail

Cette page résume vos journées : heures pointées, obligation du jour, écart, cumul et ticket restaurant.

Filtres

En haut, choisissez l’année et éventuellement un mois, ou Toute l’année.

Colonnes du tableau

Motifs fréquents

Les lignes de congé sont souvent barrées : les compteurs du jour sont masqués car l’absence est justifiée.

Refus des tickets restaurant

1. Sur Mon temps de travail, cliquez sur Refuser les tickets resto pour ce mois.
2. Lisez la lettre type, puis lancez la procédure de signature de la déclaration.
3. Une fois signée, les tickets de ce mois ne sont plus comptés dans vos totaux.

6. Mes congés

Planning

La page affiche un calendrier avec vos absences et celles de l’équipe (selon la configuration de votre entreprise).

• Les demandes en attente peuvent être modifiées ou supprimées tant qu’elles ne sont pas validées.
• Les demandes approuvées ou refusées sont visibles avec leur statut.

Nouvelle demande

1. Cliquez sur Nouvelle demande.
2. Renseignez les dates, le type de congé et les informations demandées.
3. Enregistrez : la demande part en validation RH.

7. Mes documents

Consulter vos documents

Bulletins, attestations, courriers : liste classée par type et date. Ouvrez ou téléchargez les fichiers mis à votre disposition par les RH.

Signer un document

1. Un rappel apparaît sur l’accueil et sur la page Documents.
2. Ouvrez Mes documents ou cliquez sur Signer maintenant.
3. Lisez le document, appliquez votre signature (dessin ou image selon l’écran).
4. Validez : le statut passe à signé côté RH.

Vous pouvez aussi arriver sur la signature via un lien reçu par e-mail : connectez-vous si demandé, puis complétez la signature.

8. Modifier son code d’accès

La page Mon profil s’ouvre en cliquant sur votre prénom dans le bandeau (en haut à droite).

1. Descendez jusqu’au bloc Code d’accès.
2. Saisissez votre code actuel, puis le nouveau code à 4 chiffres.
3. Cliquez sur Enregistrer le code : vous serez déconnecté et devrez vous reconnecter avec le nouveau code.

Choisissez un code que vous seul connaissez ; ne le communiquez pas.

9. Comment changer mes coordonnées

Sur la même page Mon profil (clic sur votre prénom dans le bandeau), le bloc Modifier les coordonnées permet de mettre à jour vos informations de contact.

Ce que vous pouvez modifier

Étapes

1. Cliquez sur votre prénom dans le bandeau.
2. Vérifiez le récapitulatif en haut de page (nom, poste, e-mail, etc.).
3. Complétez ou corrigez téléphone, adresse postale et IBAN si besoin.
4. Cliquez sur Enregistrer les coordonnées (message de confirmation).

Le changement de code d’accès et celui des coordonnées sont deux actions distinctes sur cette page : le code se modifie plus bas, avec reconnexion obligatoire.

10. Se déconnecter

Cliquez sur Déconnexion dans le bandeau, surtout sur un poste partagé ou un appareil personnel prêté à un tiers.

11. Récapitulatif des actions courantes

12. En cas de difficulté

Pour toute question sur les règles métier (horaires, validation des congés, bulletins), contactez votre service RH : l’application affiche les données qu’ils configurent pour votre entreprise.